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28 Mai 2026

Combien de temps conserver les documents en EAJE ? Le cadre légal

Dossier enfant, dossier collaborateur, qualité, événements indésirables : combien de temps faut-il garder chaque pièce dans un EAJE ? Le cadre en clair.

Lucas Hivoire

Co-fondateur

En EAJE, les durées de conservation des documents ne relèvent pas d'un texte unique. Plusieurs régimes se croisent : Code du travail pour les pièces RH, Code de commerce pour la comptabilité, Code de la santé publique pour les pièces sanitaires, RGPD pour la justification de chaque durée retenue, et bonnes pratiques sectorielles pour le reste. Le dossier de l'enfant, le dossier du collaborateur, les auto-évaluations qualité, les déclarations d'événements indésirables : chaque catégorie suit ses propres règles.

Cet article fait le point sur les durées à connaître, par type de document, et sur la logique à adopter quand la réglementation ne donne pas de chiffre précis.

Pourquoi la conservation des documents est devenue un enjeu de contrôle PMI

Pendant longtemps, l'archivage en EAJE relevait surtout du bon sens administratif. Avec la publication du guide d'inspection-contrôle des EAJE en avril 2026, le sujet a changé de statut. Le contrôleur ne vérifie plus seulement que les documents existent. Il vérifie qu'ils peuvent être retrouvés, à jour, datés, sur toute la période où ils étaient censés être conservés.

Concrètement, ça veut dire qu'un dossier collaborateur incomplet est un écart documentable, et que plusieurs dossiers incomplets sur la même équipe deviennent un signal de risque. Le guide est explicite sur ce point : un cumul de manquements documentaires sans démarche corrective visible pèse plus lourd qu'un écart isolé clairement traité. Pour comprendre la différence entre un écart et une remarque, voir l'article sur les notions d'écart, de remarque et de risque dans le guide d'inspection.

Le second enjeu, plus récent, c'est le RGPD. L'article 5.1.e du règlement européen impose une conservation limitée au strict nécessaire à la finalité poursuivie. Les EAJE qui gardent indéfiniment les dossiers d'enfants partis depuis quinze ans sont autant en infraction que ceux qui ne gardent rien : il faut une durée justifiée et documentée. Ce double mouvement, traçabilité exigée par la PMI et minimisation imposée par la CNIL, oblige à un pilotage actif des durées de conservation.

Dossier de l'enfant : durées par type de pièce

Le dossier de l'enfant n'a pas de durée de conservation unique fixée par un texte spécifique aux EAJE. Plusieurs sources sectorielles convergent néanmoins sur un cadre opérationnel.

Pour les pièces administratives (contrat d'accueil, autorisations parentales, formulaires d'inscription), la prescription civile de droit commun s'applique : cinq ans après la fin du contrat d'accueil. C'est la durée pendant laquelle un parent peut introduire une action liée à l'exécution du contrat. Au-delà, le document n'a plus d'utilité juridique active et doit être détruit ou archivé selon des conditions strictes.

Pour les pièces sanitaires (fiche sanitaire, ordonnances, protocoles d'accueil individualisé, déclarations d'accident), la logique est différente. La CNIL et plusieurs PMI départementales recommandent une conservation jusqu'à cinq ans après le départ de l'enfant, par cohérence avec les délais de prescription en matière de responsabilité civile. Quand un événement de santé est survenu pendant l'accueil, certaines structures s'alignent sur le délai de prescription médicale de dix ans à compter de la consolidation du dommage. Le bon réflexe est de prévoir un traitement distinct pour ces pièces "sensibles", documenté dans le règlement de fonctionnement.

Pour les transmissions du quotidien (cahiers de liaison, observations éducatives, suivis individualisés), aucun texte ne fixe de durée. La pratique sectorielle convergente est de les conserver jusqu'à la fin de l'année scolaire suivant le départ, puis de les détruire. Le RGPD impose à cette étape de pouvoir justifier le choix retenu.

Dossier du collaborateur : durées par type de pièce

Pour le personnel, les durées sont mieux balisées parce qu'elles relèvent du Code du travail et du droit social. Plusieurs cycles cohabitent.

Les bulletins de paie doivent être conservés cinq ans par l'employeur (article L3243-4 du Code du travail). Les contrats de travail, après leur terme, suivent la prescription de cinq ans pour les actions en paiement de salaires. La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) et la DSN sont conservées cinq ans. Pour les documents URSSAF, la prescription des cotisations est de trois ans, mais une conservation de cinq ans est la pratique standard pour couvrir les contrôles.

Pour les pièces propres au secteur petite enfance, la logique est de conserver pendant toute la durée de l'emploi puis d'archiver cinq ans après le départ. C'est valable pour le diplôme professionnel, le contrat de travail, le certificat médical d'aptitude, et désormais l'attestation d'honorabilité devenue obligatoire depuis le 1er octobre 2025. Les attestations de formation continue, les recyclages PSC1 ou SST, et les habilitations spécifiques suivent la même règle.

Cas particulier : le dossier médical de médecine du travail. Quand le collaborateur a été exposé à des risques particuliers, l'article R4624-26 du Code du travail impose une conservation prolongée, parfois plusieurs décennies après la fin du contrat. En EAJE, l'exposition aux produits d'entretien et aux situations de manutention répétée peut justifier ce traitement. À vérifier avec le service de santé au travail référent.

Ce n'est pas une charge administrative parmi d'autres. C'est une obligation directe de l'employeur, contrôlable à tout moment.

Documents qualité et événements indésirables : durées de prescription

La démarche qualité a longtemps été l'angle mort des règles d'archivage en EAJE. Depuis le décret du 1er avril 2025 et la publication du référentiel national de qualité d'accueil du jeune enfant (RNQAJE), elle devient un domaine documentaire à part entière.

Le RNQAJE n'impose pas de durée précise de conservation des auto-évaluations et des plans d'action. Mais la logique d'amélioration continue qui structure tout le dispositif suppose une historisation sur plusieurs cycles. La loi Plein emploi prévoyant à terme une évaluation quinquennale obligatoire, conserver au minimum cinq ans d'historisation devient une nécessité de fait, pas seulement une bonne pratique. C'est ce qui permet de démontrer, lors d'un contrôle PMI, que la démarche existe vraiment et qu'elle a produit des effets datés.

Les déclarations d'événements indésirables graves (EIG) constituent une catégorie à part. Aucune durée n'est fixée pour les EAJE par un texte spécifique, mais la cohérence avec la prescription en matière de responsabilité médicale conduit la plupart des recommandations sectorielles vers dix ans à compter de l'événement. Pour les événements pouvant impliquer un mineur, certaines PMI demandent une conservation jusqu'à la majorité de l'enfant plus dix ans. C'est une fourchette large : à arbitrer avec la PMI départementale et à formaliser dans le projet d'établissement.

Les procès-verbaux de contrôle, les rapports d'inspection PMI et les correspondances avec les autorités de tutelle sont à conserver durablement. Ils constituent la preuve tracée de la conformité de l'établissement sur toute son histoire. À traiter comme des archives administratives sensibles.

Un outil pour automatiser le suivi et l'archivage

Tenir à jour cette mécanique sur un seul site, c'est faisable. La tenir sur un réseau de cinq, dix ou trente établissements avec des cycles de durées différents par type de pièce, c'est une autre histoire. C'est exactement le problème qu'Évalinous a été conçu pour traiter.

Chaque document chargé dans la plateforme est daté, classé par catégorie, et associé à une durée de conservation paramétrable selon le type. Les pièces approchant leur date d'expiration remontent dans le tableau de bord de la direction avant l'échéance, pas après. L'historisation est continue : un dossier collaborateur sorti il y a trois ans reste accessible, archivé, exportable en cas de contrôle. Les auto-évaluations successives sont empilées dans le temps, ce qui matérialise la démarche d'amélioration continue attendue par la PMI.

Concrètement, ça veut dire qu'une directrice ne pilote plus les durées de conservation document par document, classeur par classeur. Elle voit ce qui arrive à échéance dans le mois et traite par lots. Le jour d'un contrôle, elle exporte les pièces demandées en quelques secondes.

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